Değerli Müşterilerimiz,
Kişisel verilerinizin işlenmesi ile ilgili uygulamalarımız ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") kapsamında “Veri Sorumlusu” sıfatıyla Truva Uluslararası Nakliye İthalat İhracat ve Eğitim Hizmetleri Limited Şirketi (“İşletme”/”Truva”) olarak işlediğimiz kişisel verilerinize ilişkin sizleri bilgilendirmek istiyoruz.
Bu metinde, Truva’nn müşterilerine sunmuş olduğu hizmetlerinden (“Hizmetler”) faydalanmak için fiziksel ve çevrimiçi iletişim kanallarımız üzerinden bizimle iletişime geçmeniz, form doldurmanız, satış ofislerimizi ziyaret etmeniz, sizinle görüşmeler yapmamız halinde teklif öncesi süreçler kapsamında işlenecek kişisel verilerinize ilişkin aydınlatma metni yer almaktadır.
Websitemiz olan www.truva.com.tr’de (“Websitesi”) çerez vb. programlar kullanılmaktadır. Çerez politikamıza Websitesindeki çerez politikası sekmesi üzerinden ulaşabilirsiniz.
1. Kişisel Verilerinizi İşleme Amaçlarımız ve İşlediğimiz Kişisel Verileriniz Nedir?
Bilgi Toplama Faaliyetleri
Hizmetler’den yararlanmak amacıyla İşletmemize ait çeşitli iletişim kanalları üzerinden bizimle iletişime geçerek sunduğumuz mal veya hizmetlere ilişkin bilgi talep etmeniz halinde; iletişim kanalları ile ve/veya satış ofislerimize gelerek doğrudan yetkililerimizle yaptığımız görüşmelerde, ihtiyacınız olan ve size en uygun Hizmet’in tespit edilebilmesi ve bu amaçla iş ortaklarımızdan size yönelik teklif alabilmemiz, buna ilişkin size yönelik bilgilendirme ve iletişim süreçlerinin yürütülebilmesi, talebiniz halinde satış ofisinde randevu oluşturulması, ihtiyaç duyduğumuz verilerimizin sisteme kaydedilerek gerekli hallerde satış faaliyetlerini yürütebilmek için bu kayıtlara ulaşılması amacıyla kimlik (ad soyadı, yaş), iletişim (telefon numarası, e-posta, bulunduğu şehir ve anlık sesli/görüntülü görüşme için gerekli iletişim bilgileri), müşteri işlem (ilgilenilen program bilgileri, tercih edilen seyahat tarihleri, bütçe bilgisi, talepleriniz, geçmiş yurtdışı tecrübeleri, sizinle yapacağımız görüşme notları, bize ileteceğiniz notlarınız, konaklama tercihi, ilgili programa uygunluğunuzu tespit edebilmek için gerekli olabilecek bilgiler), mesleki deneyim (eğitim bilgileri (okuduğu okul/bölüm/sınıf bilgileri, not ortalaması), meslek, yabancı dil yeterlilikleri, ehliyet bilgisi), özlük (geçmiş iş tecrübeleri) bilgileriniz işlenecektir.
Müşteri İlişkileri/Çağrı Merkezi Süreçleri
Hizmet satış faaliyetlerinden bağımsız olarak, müşteri iletişim kanallarımız (İşletmemize ait telefon numaraları, Websitesi, e-posta, satış ofisi ziyaretleri, sosyal medya platformları, anlık mesajlaşma uygulamaları) üzerinden talep veya şikâyetlerinizi iletmeniz halinde sistemlerimize bu çağrıya ilgili kayıtların yapılması, (varsa) mevcut kayıtlarınızın tespit edilmesi, talebinizin yerine getirilip sonucunun tarafınızla paylaşılması ve gerekli durumlarda tarafınıza geri dönüş yapılabilmesi, müşteri memnuniyetinin sağlanması, şirketimizin kalite standartlarının sağlanması, çalışan ve iş süreçlerinin denetiminin sağlanması, olası hukuki uyuşmazlık veya yasal süreçlerde mevzuattan doğan haklarımızı kullanabilmek amacıyla kimlik (ad, soyadı), iletişim (telefon numarası, e-posta) ve müşteri işlem bilgileriniz (görüşme detayı, talep ve şikayetleriniz) işlenecektir.
Ticari İletişim Faaliyetleri
Açık rıza/onay vermeniz halinde; genel nitelikteki kampanya, avantaj, teklif, promosyon, reklamlar ve Truva işletmesinin yer aldığı etkinliklere (fuar, bilgilendirme, söyleşi vs..) ilişkin iletilerin ticari iletişim faaliyetleri (SMS, e-posta, sesli arama, anlık mesajlaşma uygulamaları ile iletişim kurulması) ile tarafınıza ulaştırılması/duyurulabilmesi amacıyla kimlik (ad soyadı) ve iletişim bilgileriniz (telefon numarası, e-posta, adres) işlenecektir.
Yasal Süreçler ve Kurum içi Faaliyetler
Doğabilecek olası uyuşmazlıklarda mahkeme, icra dairesi, arabuluculuk, hakem heyeti, iflas, konkordato gibi resmi kurum ve kuruluşlara karşı her türlü dava, cevap ve itiraz hakkının kullanılması, ihtarname süreçlerinin yürütülmesi, uyuşmazlıklara ilişkin görüşme ve anlaşma süreçlerinin yürütülmesi, olası bir şikayet/soruşturma halinde Kanun uyarınca yapılan aydınlatma ve alınan açık rızaların ispat edilebilmesi, mevzuattan doğan saklama yükümlülüklerimizi yerine getirmek amaçlarıyla ve kurum içi denetim, iç kontrol, test, geliştirme ve iyileştirme çalışmaları kapsamında kimlik (ad soyadı, TC kimlik numarası, kimlikte yer alan bilgiler, imza), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi, adres), müşteri işlem (onay/izin/aydınlatma tarihi, kanalı, yöntemi, kapsamı), işlem güvenliği bilgileriniz (IP adresi, Websitesi üzerindeki kullanımlara ilişkin log kayıtları, Kanun kapsamında yapılan aydınlatma ve onaylara ilişkin dijital log kayıtları) işlenecektir.
Tarafımıza ilgili kişi başvurusu yapmanız halinde ise başvurunun Kanun’a uygun şekilde cevaplanabilmesi için kimlik (ad soyadı, TC kimlik numarası, yazılı başvuru ise imza), iletişim (e-posta adresi, telefon numarası, faks numarası) ve müşteri işlem (talep konusu) işlenecektir.
2. Kişisel Verilerinizi Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarabiliriz?
Kişisel verilerinizi,
• Tedarikçiler: Bilişim teknolojileri, pazarlama/reklam/analiz faaliyetleri ya da uzmanlık gerektiren danışmanlık vb. konularda ürün ve hizmet desteği almak amaçlarıyla hizmet sağlayıcılarıyla (yazılım/bakım/onarım/geliştirme hizmeti alınan tedarikçiler, hukuki danışmanlık hizmeti verenler, web sitesi sunucu hizmeti sağlayıcıları, e-posta sunucu hizmeti sağlayıcıları, müşteri yönetim sistemi hizmeti alınan tedarikçi, web sitesi/dijital pazarlama ajansları),
• Kamu Kurum Kuruluşları: Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile adli makamlara karşı olan bilgi, belge verme ve ilgili sair yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve dava ve cevap hakları gibi yasal haklarımızı kullanabilmek amacıyla bizden istenen bilgileri anılan bu kurum, kuruluş ve makamlarla (mahkemeler, savcılık, idari kurumlar, Kişisel Verileri Koruma Kurumu),
paylaşmaktayız.
3. Kişisel verilerinizin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi nedir?
Kişisel verileriniz; (i) iletişim kanalları (Websitesi üzerinden form doldurmanız, satış ofisimizde yapacağımız yüz yüze görüşmeler sırasında sizden bilgi alınması, İşletmemize ait telefon numaraları üzerinden yapacağınız aramalar veya talebiniz halinde yapacağımız aramalar sırasında bilgi alınması, tarafımıza e-posta göndermeniz, sosyal medya hesaplarımız üzerinden mesaj göndermeniz veya sosyal medya platformlarındaki bize ait formlardan birini doldurmanız) üzerinden yapılan görüşmeler sırasında sizden alınan bilgilerin müşteri ilişkileri yönetim sistemlerimize kaydedilmesi, kişisel verilerinizi alenileştirdiğiniz yerlerden (şikayet portalları, sosyal medya platformları) üzerinden talep/şikayet/öneri iletilmesi halinde paylaştığınız bilgilerin kaydedilmesi, resmi kurum ve kuruluşlar tarafından dijital olarak yapılan paylaşımlar (UYAP, dava dosyası, ihtarname, tebligat vb.) ile, aydınlatma
yükümlülüğüne ve açık rızasına ilişkin dijital ortamlardaki işlemlerinize ait kayıtların sistemlerimize kaydedilmesi gibi otomatik yöntemlerle veya (ii) fiziksel olarak satış ofislerimizde/etkinliklerde/fuarlarda ve iş ortaklarımız aracılığıyla doldurduğunuz formların arşivlerimize kaydedilmesi, satış ofislerimizde yüz yüze görüşmelerde verdiğiniz bilgilerin ilgili müşteri formlarına kaydedilmesi, resmi kurum ve kuruluşlar tarafından yapılan fiziki paylaşımlar (dava dosyası, ihtarname, tebligat vb.), aydınlatma yükümlülüğüne ve açık rızanıza ilişkin kayıtların yazılı olarak alınması ile otomatik olmayan yöntemlerle toplanacaktır.
Kişisel verileriniz:
• Satış öncesi bilgi toplama faaliyetlerine ilişkin olarak “bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması”, “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebebine,
• Müşteri ilişkileri/çağrı merkezi süreçlerine ilişkin olarak “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” ve “bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması” hukuki sebeplerine,
• Yasal süreçler ve kurum içi faaliyetlere ilişkin olarak “veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması”, “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması”, “kanunlarda açıkça öngörülmesi” ve “bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması” hukuki sebeplerine dayanılarak işlenecektir.
Ayrıca ticari iletişim faaliyetleri kapsamında kişisel verileriniz ayrı ayrı olarak “açık rıza” vermeniz halinde bu açık rızaya dayanarak işlenecektir. İstediğiniz her zaman ve hiçbir gerekçe göstermeksizin açık rızanızı geri çekerek açık rızaya dayanan kişisel veri işleme faaliyetlerine son verebilirsiniz.
4. Haklarınız nelerdir?
Tarafımızca işlenen kişisel verilerinize ilişkin olarak her zaman Kanun’un 11. maddesinde yer alan haklarınıza ilişkin tarafımıza başvuruda bulunabilirsiniz. Başvurularınızı aşağıdaki adrese yazılı başvuru yaparak veya sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinizden e-posta göndermek suretiyle iletebilirsiniz. (İlgili talebin Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de yer alan şartlara uygun olması gerektiğini hatırlatmak isteriz.)
Yazılı başvuru adresi: Osmanağa Mah. Söğütlüçeşme Cad. No.56 Kat.4/74 Kadıköy / İstanbul
Online başvuru:kvkk@truva.com.tr